1. Cơ cấu tổ chức

Căn cứ Quyết định số 372/QĐ-CĐSPBN ngày 19/8/2024 của Hiệu trưởng Trường CĐSP Bắc Ninh về việc giao biên chế cho các đơn vị trực thuộc Trường năm học 2024 - 2025. Phòng Hành chính - Quản trị được giao biên chế gồm 19 người, trong đó:

- Trưởng phòng: 01 người

- Phó Trưởng phòng: 02 người

- Viên chức, HĐLĐ dài hạn: 08 người

- HĐLĐ ngắn hạn theo công việc: 08 người.

2. Chức năng nhiệm vụ:

Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính - Quản trị được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường CĐSP Bắc Ninh ban hành kèm theo Quyết định số 224/QĐ-CĐSPBN ngày 10/7/2024 1 gồm có:

2.1.  Chức năng:

- Thực hiện chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong công tác hành chính, tổng hợp; quản trị đời sống; thi đua, khen thưởng; văn thư lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất; đảm bảo an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy; công tác y tế học đường, vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh; quản lý nội trú và các dịch vụ theo quy định nhằm đảm bảo tốt các điều kiện phục vụ giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và các hoạt động khác cho viên chức, người lao động, sinh viên trong Nhà trường.

2.2. Nhiệm vụ:

2.2.1. Nhiệm vụ chủ trì :

 a. Về công tác hành chính - tổng hợp:

- Xây dựng kế hoạch công tác hàng năm, dài hạn, các đề án để Hiệu trưởng trình cơ quan chủ quản phê duyệt.

- Tổng hợp thông tin trong trường, đảm bảo phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch của trường; chuẩn bị các báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm, các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Hiệu trưởng và các cấp quản lý giáo dục; soạn thảo các văn bản chỉ đạo, điều hành công việc chung của trường; tham mưu nội dung và hình thức tổ chức các hoạt động kỷ niệm ngày lễ lớn trong năm học.

 - Tham mưu trong công tác đối ngoại: thăm hỏi, tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với nhà trường, bố trí ăn, nghỉ cho khách theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng... 

- Duy trì nền nếp làm việc trong toàn trường (bố trí lịch công tác tuần, các cuộc họp), chuẩn bị các điều kiện cho viên chức, người lao động đi công tác.  - Quản lý, tổ chức đánh máy, phô tô, in ấn, điện thoại, bảo đảm hiệu lệnh giờ giấc theo quy định.

- Làm các báo cáo thường kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Hiệu trưởng và các cấp quản lý giáo dục.  

b. Về công tác thi đua khen thưởng:

 - Thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng, hướng dẫn, tập hợp công tác thi đua của nhà trường. Là đầu mối trình Hội đồng thi đua và Hiệu trưởng thực hiện khen thưởng định kỳ hoặc đột xuất cho tập thể, cá nhân toàn trường.

- Tham mưu, tư vấn cho Hội đồng Thi đua khen thưởng phù hợp với chức năng nhiệm vụ và đặc điểm tình hình của nhà trường. 

 - Hướng dẫn tổ chức triển khai công tác Thi đua khen thưởng theo chỉ đạo của cấp trên và phù hợp với chức năng nhiệm vụ, đặc điểm tình hình của nhà trường.

- Tổng hợp, báo cáo các đợt thi đua, sơ kết, tổng kết của Trường đến các cơ quan quản lý cấp trên.

 - Là đầu mối trình Hội đồng TĐKT và Hiệu trưởng thực hiện bình xét đề nghị cơ quan quản lý cấp trên và Nhà trường, khen thưởng những tập thể, cá nhân tiêu biểu định kỳ hoặc đột xuất. Lập và quản lý  thi đua theo từng năm học (viên chức, người lao động; sinh viên).

- Xây dựng phòng truyền thống của Nhà trường. Lưu trữ, quản lý các ảnh của các thế hệ Lãnh đạo trường, ảnh các hoạt động của Trường, các tư liệu về truyền thống, thành tích, giấy khen, bằng khen, huân huy chương, cờ thi đua.v.v., các đĩa ảnh video của Trường qua các thời kỳ.

c. Về công tác văn thư - lưu trữ, in, quản lý phôi văn bằng chứng chỉ: 

* Thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

 - Quản lý và theo dõi việc thực hiện các văn bản đến, văn bản đi gửi đi trong và ngoài trường, sao văn bản, nhân văn bản… theo quy định;

- Quản lý con dấu của trường theo quy định của pháp luật. - Cấp và chứng nhận giấy giới thiệu, giấy đi công tác...; Đặt và phân phối báo chí, tiếp nhận các bưu phẩm phục vụ hoạt động của trường. 

- Xây dựng văn bản quy định, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ các tổ chức, đơn vị trực thuộc trường.

 - Chỉ đạo thực hiện về lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp khoa học, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng quy định. 

 - Tổ chức thực hiện về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của nhà trường theo quy định.

* Thực hiện các thủ tục xin phép, in phôi văn bằng, chứng chỉ và quản lý phôi, văn bằng, chứng chỉ theo quy định của pháp luật hiện hành (khi Nhà trường thực hiện việc in phôi bằng).

d. Về công tác Đảm bảo an ninh trật tự, Quản trị , quản lý cơ sở vật chất:

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện việc đảm bảo an ninh trật, an toàn cho viên chức, người lao động, sinh viên trong trường 24/24h hàng ngày và trong các dịp nghỉ lễ, tết.

- Thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì, bổ sung hệ thống bình cứu hỏa và thiết bị phòng cháy chữa cháy (PCCC) tại các tòa nhà. Tham mưu thành  lập đội PCCC và mời Công an về tập huấn cho đội PCCC  hàng năm.

- Xây dựng Quy chế quản lý và sử dụng cơ sở vật chất, tài sản toàn trường; tiến hành kiểm kê cuối năm hoặc đột xuất theo quyết định của Hiệu trưởng.

- Quản lý và đảm bảo an toàn hệ thống cơ sở vật chất, tài sản, trang thiết bị của Nhà trường: Đất đai, nhà làm việc, nhà giảng đường, lớp học, phòng họp, nhà thư viện, thí nghiệm, nhà đa năng, sân chơi bãi tập thể dục thể thao, khu ký túc xá, phòng khách, cơ sở mầm non, nhà ăn, tường rào, hệ thống cây xanh, cấp thoát nước, cung cấp điện, kho...(trừ các phòng học chuyên dụng tin học, ngoại ngữ).

- Đề xuất khai thác sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của trường. Theo dõi kiểm kê đánh giá chất lượng thường xuyên các hạng mục công trình, định kỳ báo cáo Hiệu trưởng để có kế hoạch sửa chữa, mua mới  hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ giảng dạy, học tập và các hoạt động của Trường; quản lý sử dụng điện, nước hiệu quả, tiết kiệm ; quản lý các dịch vụ căng tin (nếu có), trông giữ xe, nước uống. Quản lý điện, nước, ô tô (nếu còn). 

- Quản lý tài sản, các trang thiết bị dạy học trong các phòng học, giảng đường (trừ các phòng học chuyên dụng tin học, ngoại ngữ); chịu trách nhiệm mở, đóng cửa các phòng học, giảng đường theo đúng lịch đào tạo của trường.

- Tiến hành kiểm kê cuối năm hoặc đột xuất theo quyết định của Hiệu trưởng. e. Công tác y tế học đường, phòng chống dịch bệnh, vệ sinh môi trường:

* Công tác y tế học đường, phòng chống dịch bệnh:

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ y tế trường học: tổ chức kiểm tra sức khoẻ cho sinh viên khi vào nhập học, trong thời gian học tập theo quy định; đề xuất phương án xử lý những trường hợp không đủ tiêu chuẩn sức khoẻ để học tập; tư vấn các vấn đề liên quan đến sức khoẻ, chuyển bệnh nhân lên tuyến trên trong những trường hợp bất thường về sức khỏe khi đang tham gia các hoạt động tại Trường của viên chức, người lao động và sinh viên; lập kế hoạch mua, quản lý, cấp phát thuốc đối với một số loại thuốc thông thường cho viên chức, người lao động và sinh viên.

 - Phối hợp với Cơ sở Mầm non Hoa Phượng khám định kì cho trẻ mầm non của Cơ sở theo quy định. Phối hợp với Công đoàn Trường và các cơ sở Y tế có liên quan tổ chức khám sức khoẻ cho viên chức, người lao động. 

- Tham mưu xây dựng và thực hiện kế hoạch phòng chống dịch bệnh trong trường học, việc đảm bảo vệ sinh môi trường, khử khuẩn, kiểm soát chặt chẽ người ra vào trường. Chịu trách nhiệm đôn đốc, giám sát, báo cáo việc phòng chống dịch bệnh của các đơn vị sửa chữa, thi công trên khuôn viên trường. 

* Vệ sinh môi trường:

- Phối hợp quản lý và tổ chức hoạt động lao động nghĩa vụ của sinh viên chính quy.

- Trực tiếp kiểm tra công tác vệ sinh môi trường trong toàn trường như: nhà hiệu bộ, giảng đường, lớp học, công trình vệ sinh công cộng, sân trường, bồn hoa...

- Tổ chức thực hiện công việc chăm sóc cây xanh, cây cảnh trong toàn trường, tạo cảnh quan sư phạm Nhà trường luôn "Xanh - Sạch - Đẹp - Thân thiện".

f. Công tác quản lý Khu nội trú .

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai công tác quản lý sinh viên nội trú; quản lý cơ sở vật chất, vệ sinh môi trường, an ninh trật tự và tổ chức dịch vụ thuộc khu nội trú theo quy định hiện hành của Nhà nước và nhà trường: 

 + Tổ chức tiếp nhận, bố trí chỗ ăn ở, sinh hoạt và học tập của sinh viên nội trú bảo đảm khoa học, thuận lợi cho công tác quản lý và học tập.   

+ Quyết định danh sách sinh viên, học viên được kí hợp đồng nội trú ; kí, thực hiện hoặc đình chỉ hợp đồng nội trú và các công trình khác của Khu nội trú;  

+ Phổ biến và hướng dẫn thi hành Quy chế công tác sinh viên nội trú và nội quy khu nội trú của Trường; triển khai tổ chức các hoạt động tại kí túc xá cho sinh viên như: trực tự quản, phát thanh tuyên truyền, vệ sinh phòng ở, hành lang, cầu thang, môi trường.    

+ Lập hồ sơ và đề xuất hình thức xử lí đối với viên chức, người lao động, sinh viên vi phạm Quy chế công tác sinh viên nội trú và nội quy Khu nội trú theo thẩm quyền được quy định trong Quy chế  công tác sinh viên nội trú do Bộ Giáo Dục và Đào tạo ban hành.  

+ Phân công nhân viên trực kí túc xá 24/24h hàng ngày để đảm bảo an ninh trật tự, an toàn về người và tài sản, phòng chống tệ nạn xã hội.   

+ Cấp thẻ ra vào của sinh viên nội trú; phối hợp với Công an Phường Đại Phúc đăng kí tạm trú cho SV nội trú theo quy định. 

- Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất trình Hiệu trưởng xét duyệt đề án giao quyền tự chủ một phần tài chính theo đề án chuyển đổi mô hình hoạt động và quy chế chi tiêu nội bộ của trường:  

+ Kế hoạch thu, chi các nguồn kinh phí phục vụ công tác sinh viên, học viên nội trú theo quy định của Nhà nước. Bao gồm: Ngân sách Nhà nước và kinh phí do trường cấp, phí nội trú, nguồn thu do cho thuê nhà ở và các nguồn thu khác (nếu có).       

+ Kế hoạch xây dựng sửa chữa nâng cấp, tu bổ nhà ở, nhà ăn, các công trình hạ tầng và các công trình phục vụ sinh hoạt; kế hoạch và biện pháp đảm bảo điều kiện hoạt động của Khu nội trú.

          + Kế hoạch và biện pháp sử dụng có hiệu quả các phòng ở, nhà ăn và các công trình của Khu nội trú phục vụ học tập, sinh hoạt và các hoạt động văn hóa tinh thần.    

          + Báo cáo quyết toán định kỳ về tài chính có liên quan đến Khu nội trú.

- Tham mưu quản lý, sử dụng hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Khu nội trú ; định kỳ kiểm tra đề xuất tăng cường mua mới, sửa chữa, thay thế hệ thống thiết bị trong phòng ở, phòng khách, cấp thoát nước, hệ thống cung cấp điện, hệ thống chống thấm dột…

- Tổ chức sử dụng nhà ăn tập thể, câu lạc bộ sinh viên và các tài sản khác đúng mục đích, đúng quy định hiện hành của Nhà nước và nhà trường.

- Lập kế hoạch, quản lý và tổ chức hoạt động lao động nghĩa vụ của sinh viên chính quy và sinh viên ở kí túc xá trong việc thực hiện công tác vệ sinh môi trường tại Khu nội trú.

- Bố trí nhân viên, giảng viên về công tác tại trường ở phòng khách khu nội trú  theo quy định của trường. g. Quản lý tài sản của phòng được Nhà trường giao.

2.2. Nhiệm vụ phối hợp:

- Phối hợp với các đơn vị trong trường:  

 + Chuẩn bị cơ sở vật chất, phòng học, phòng thi và cơ sở vật chất cho các hoạt động của trường.   

+ Phối hợp với phòng Quản lí khoa học - Kế hoạch, Tài vụ trong việc kiểm kê tài sản, xác định giá trị thiệt hại của tài sản làm cơ sở áp dụng trong việc xử lý trách nhiệm vật chất đối với viên chức và người lao động gây ra thiệt hại tài sản nhà nước tại cơ quan. Khi nhận được thông báo về vi phạm quy định về quản lý, sử dụng tài sản công, vi phạm hành chính: Tiến hành kiểm tra xác minh, nhắc nhở, sơ bộ đánh giá thiệt hại, lập biên bản vi phạm quy định về quản lý, sử dụng tài sản công; báo cáo người có thẩm quyền xử lý vi phạm. Hàng tháng phối hợp với phòng Quản lí khoa học - Kế hoạch, Tài vụ xác nhận việc sử dụng điện, nước trong trường để làm thủ tục thanh toán.  

+ Phối hợp với phòng Tổ chức - Thanh tra, Đảm bảo chất lượng, các khoa trong việc tổ chức hoạt động lao động nghĩa vụ của sinh viên chính quy.

+ Phối hợp với Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên tổ chức các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, tình nguyện cho sinh viên trong trường.

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị ngoài trường:

+ Phối hợp với Công an tỉnh, UBND thành phố Bắc Ninh, Công an thành phố Bắc Ninh, UBND Phường Đại Phúc, Công an Phường Đại Phúc, Điện lực Thành phố Bắc Ninh; Công ty nước sạch Bắc Ninh, Công ty CP Môi trường và Công trình đô thị Bắc Ninh... trong việc duy trì, đảm bảo, xử lý sự cố liên quan đến an ninh trật tự, an toàn tài sản, thiết bị, phòng cháy chữa cháy của Nhà trường, các hoạt động chính trị - xã hội của địa phương.

3. Danh sách viên chức, người lao động.